1. Titolare del trattamento

Sindesi è un servizio di FlexCode, ditta individuale con sede a Messina (ME), Italia, partita IVA IT03670160831.

Per qualsiasi richiesta sui dati personali: [email protected], telefono +39 331 189 1085. FlexCode non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non è tenuta a farlo: le richieste vanno all’indirizzo indicato.

Questa informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e riguarda chi visita il sito sindesi.it, chi ci scrive o richiede una demo, e i clienti che usano l’applicazione Sindesi con i loro utenti.

2. Chi decide cosa: i due ruoli di FlexCode

Per i dati del sito, delle richieste di contatto e dei clienti (account, fatturazione, assistenza) FlexCode è titolare del trattamento.

Per i dati che il cliente carica in Sindesi (schede e anagrafiche di prodotto, immagini, documenti e gli eventuali dati personali che contengono, come i nomi e i recapiti di referenti, fornitori o agenti) il titolare è il cliente: è lui a decidere quali dati caricare e dove pubblicarli. FlexCode li tratta per suo conto come responsabile del trattamento (articolo 28 GDPR), secondo l’accordo sul trattamento dei dati contenuto nei Termini di servizio.

3. Quali dati trattiamo

Visitatori del sito:

dati di navigazione tecnici (indirizzo IP, browser, pagine richieste, data e ora), trattati dal fornitore di hosting per erogare le pagine e proteggerle da abusi. Il sito non usa cookie né strumenti di statistica o di tracciamento;
i dati che scrivi nel modulo di richiesta demo: nome, cognome, email, telefono se lo indichi, azienda, ruolo, numero indicativo di prodotti, settore, piano di interesse e messaggio;
l’indirizzo email, se ti iscrivi alla newsletter dal modulo dedicato o spuntando la casella nella richiesta demo;
i dati contenuti nelle email che ci invii e quelli che ci comunichi al telefono o in videochiamata.

Clienti dell’applicazione: nome, cognome, email e ruolo degli utenti; ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC per la fatturazione; storico di contratto, pagamenti e fatture; registro degli accessi e delle operazioni svolte nell’applicazione, con indirizzo IP; richieste di assistenza.

4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

Rispondere a chi ci scrive, organizzare la demo e preparare un’offerta: misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6.1.b GDPR).
Inviare la newsletter: consenso (art. 6.1.a), che puoi revocare in ogni momento con il link in fondo a ogni email o scrivendoci.
Attivare e gestire l’account, erogare il servizio, fornire onboarding e assistenza: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Mandare comunicazioni di servizio (avvisi sui limiti del piano, manutenzioni, pagamenti non riusciti, modifiche ai termini): esecuzione del contratto (art. 6.1.b). Non inviamo promozioni senza un consenso specifico.
Fatturare, tenere la contabilità e adempiere agli obblighi fiscali: obbligo di legge (art. 6.1.c).
Garantire la sicurezza dei sistemi, prevenire abusi e conservare i log tecnici: legittimo interesse (art. 6.1.f).
Accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio: legittimo interesse (art. 6.1.f).

Fornire i dati richiesti come obbligatori è necessario per ottenere quello che chiedi: senza un recapito non possiamo risponderti, senza dati fiscali non possiamo attivare un abbonamento. Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sulle persone.

5. A chi comunichiamo i dati

I dati non sono venduti né ceduti. Li trattano, come responsabili per nostro conto e solo per quanto serve, questi fornitori:

DigitalOcean — hosting del sito sindesi.it;
il fornitore dell’infrastruttura cloud dell’applicazione, con data center nell’Unione europea;
il servizio che recapita le richieste inviate dai moduli del sito e il fornitore della posta elettronica;
il servizio di invio della newsletter, solo se ti iscrivi;
i fornitori dei modelli di intelligenza artificiale e di traduzione automatica usati da Sindesi AI e dal frasario, solo quando il cliente usa queste funzioni: ricevono i dati di prodotto necessari a generare il contenuto richiesto e non li usano per addestrare i propri modelli;
i prestatori di servizi di pagamento, per gli addebiti con carta o SEPA;
il consulente fiscale di FlexCode, per la tenuta della contabilità e l’emissione delle fatture elettroniche.

I dati possono essere comunicati anche alle autorità che li richiedano per legge. I dati caricati da un cliente sono visibili ai suoi utenti, secondo i ruoli e i permessi che lui assegna, e ai canali su cui decide di pubblicarli. L’elenco aggiornato dei fornitori, con la loro sede, è disponibile a richiesta.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

Richieste dal modulo demo ed email: 24 mesi dall’ultimo scambio, salvo che nasca un contratto.
Iscrizione alla newsletter: fino a quando ti disiscrivi.
Dati dell’account: per tutta la durata del contratto e fino a 10 anni dalla sua fine, per la prescrizione ordinaria dei diritti.
Fatture e documenti contabili: 10 anni, come prevede l’articolo 2220 del Codice civile.
Dati caricati dal cliente in Sindesi: per la durata del contratto. Alla fine, trascorso il periodo di esportazione previsto dai Termini di servizio, sono cancellati; le copie di backup si cancellano entro i 30 giorni successivi.
Log tecnici dei server: fino a 12 mesi.

7. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

L’applicazione e i dati caricati dai clienti restano in data center nell’Unione europea. Alcuni fornitori, o le società dei loro gruppi, hanno sede negli Stati Uniti e possono accedere ai dati da lì: il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), per i fornitori che vi aderiscono, o delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Una copia delle garanzie è disponibile a richiesta.

8. Come proteggiamo i dati

Connessioni cifrate, dati cifrati anche a riposo, accessi con ruoli e permessi, storico delle modifiche, backup giornalieri e accessi ai sistemi limitati alle persone che ne hanno bisogno.

In caso di violazione dei dati che presenti un rischio per le persone, FlexCode informa il Garante entro 72 ore e, nei casi previsti, gli interessati; se i dati sono trattati per conto di un cliente, informa il cliente senza ingiustificato ritardo.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in ogni momento l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati che ci hai fornito, e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Puoi revocare il consenso alla newsletter quando vuoi, senza effetti sui trattamenti già svolti. Scrivi a [email protected]: rispondiamo entro un mese.

Se i tuoi dati si trovano nel catalogo di un cliente di Sindesi, la richiesta riguarda prima di tutto quel cliente, che ne è titolare: se la mandi a noi, la inoltriamo a lui e lo aiutiamo a rispondere.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o rivolgerti all’autorità giudiziaria.

11. Modifiche a questa informativa

L’informativa può cambiare con l’evoluzione del servizio o delle norme. La data in alto indica l’ultima versione; ai clienti comunichiamo per email le modifiche rilevanti.

Informativa sulla privacy