1. Chi fornisce il servizio

Sindesi è fornito da FlexCode, ditta individuale con sede a Messina (ME), Italia, partita IVA IT03670160831, email [email protected], telefono +39 331 189 1085.

Questi termini regolano l’uso dell’applicazione Sindesi, delle sue API e integrazioni e del sito sindesi.it fra FlexCode e il cliente che lo sottoscrive (il «Cliente»).

2. A chi è rivolto

Sindesi è riservato ad aziende, professionisti ed enti con partita IVA, che lo usano per la propria attività. Non è rivolto ai consumatori: al rapporto non si applicano le norme del Codice del consumo.

Chi sottoscrive il servizio dichiara di avere il potere di impegnare il Cliente e che i dati forniti sono veri e aggiornati.

3. Il servizio

Sindesi è un software per la gestione delle informazioni di prodotto (PIM) fornito in cloud come servizio: permette di importare, organizzare, arricchire, tradurre e pubblicare dati e asset di prodotto verso i canali del Cliente. Funzionalità, limiti (utenti, prodotti attivi, lingue, spazio per gli asset, connettori) e servizi compresi dipendono dal piano scelto, come descritto nella pagina dei prezzi e nell’Ordine.

Le funzioni di intelligenza artificiale (Sindesi AI) e di traduzione automatica producono proposte che il Cliente deve verificare prima di pubblicarle. FlexCode non garantisce che i contenuti generati siano esatti, completi o conformi alle norme che si applicano ai prodotti del Cliente, per esempio in materia di etichettatura, sicurezza o dichiarazioni ambientali.

I connettori dipendono anche dai sistemi di terze parti a cui si collegano (e-commerce, marketplace, ERP e altri), che possono cambiare le proprie interfacce, regole e condizioni. FlexCode adegua i connettori standard in tempi ragionevoli, ma non risponde dei rifiuti o delle limitazioni decisi da quei sistemi.

4. Conclusione del contratto e prova gratuita

Il contratto si conclude con l’accettazione dell’offerta o dell’ordine inviato da FlexCode (l’«Ordine»), che indica piano, durata, prezzi ed eventuali servizi aggiuntivi. Questi termini fanno parte dell’Ordine; in caso di contrasto prevale l’Ordine.

FlexCode può concedere una prova gratuita di 14 giorni su un ambiente dedicato, senza carta di credito. Alla fine della prova, se non viene sottoscritto un piano, l’ambiente viene disattivato e i dati caricati sono cancellati entro 30 giorni.

5. Account e credenziali

Il Cliente custodisce le credenziali, risponde di quanto fatto con il proprio account e dagli utenti che abilita, assegna loro ruoli e permessi e avvisa subito FlexCode di ogni uso non autorizzato.

Le chiavi API vanno conservate in modo sicuro e revocate se si teme che siano state esposte.

6. Prezzi, pagamenti e fatture

I prezzi sono quelli del listino pubblicato sul sito al momento della sottoscrizione o quelli indicati nell’Ordine, IVA esclusa. Non ci sono costi di attivazione e l’onboarding guidato è compreso in tutti i piani. I servizi opzionali, come la migrazione completa dei dati o lo sviluppo di connettori su misura, sono fatturati a parte sulla base di un preventivo accettato.

Il canone si paga in anticipo, ogni mese o ogni anno secondo la fatturazione scelta, con bonifico bancario o addebito diretto SEPA su tutti i piani, oppure con carta di credito sui piani mensili. FlexCode emette fattura elettronica tramite il Sistema di interscambio ai dati fiscali indicati dal Cliente, che è responsabile della loro correttezza.

Se un pagamento non va a buon fine, FlexCode ne dà avviso. Se resta insoluto 15 giorni dopo l’avviso, FlexCode può sospendere l’accesso al servizio fino al pagamento, senza cancellare i dati. Salvo quanto previsto alla sezione 11, i canoni pagati non sono rimborsabili.

7. Limiti del piano

Il superamento dei limiti del piano non blocca il catalogo. Il Cliente riceve un avviso quando raggiunge l’80% di un limite e, per i superamenti occasionali, come un’importazione stagionale, ha 30 giorni di tolleranza. Se il superamento continua oltre la tolleranza, il Cliente aggiunge l’add-on necessario o passa al piano superiore.

8. Durata, cambio di piano e disdetta

Fatturazione mensile: il contratto si rinnova di mese in mese, senza vincolo di durata. Il Cliente può disdirlo in qualsiasi momento con 30 giorni di preavviso.
Fatturazione annuale: il contratto dura 12 mesi e si rinnova automaticamente per altri 12, salvo disdetta comunicata almeno 30 giorni prima della scadenza.
Piano Enterprise: durata, rinnovo e condizioni sono quelli indicati nell’Ordine.

La disdetta si comunica per email a [email protected]. Il passaggio a un piano superiore ha effetto subito, con addebito della differenza di canone in proporzione ai giorni rimanenti; il passaggio a un piano inferiore ha effetto dal rinnovo successivo.

Alla cessazione il Cliente può esportare i propri dati e i propri asset, con le funzioni di esportazione o con le API, per 30 giorni. Poi l’ambiente viene chiuso e i dati cancellati, come indicato alla sezione 12 e nell’informativa privacy.

9. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

usare il servizio solo per scopi leciti e caricare soltanto dati, testi, immagini, marchi e documenti su cui ha i diritti necessari;
verificare i contenuti prima di pubblicarli sui propri canali, compresi quelli generati o tradotti automaticamente;
avere una base giuridica per gli eventuali dati personali che carica e informare le persone interessate;
non caricare contenuti illeciti o malware, e non caricare categorie particolari di dati personali;
non tentare di aggirare limiti, permessi e misure di sicurezza, di decodificare il software o di rivendere il servizio a terzi senza un accordo con FlexCode;
rispettare i limiti di utilizzo delle API indicati nella documentazione.

In caso di violazione grave FlexCode può sospendere l’account, informandone il Cliente, e, se la violazione non cessa, risolvere il contratto ai sensi dell’articolo 1456 del Codice civile.

10. Disponibilità, assistenza e backup

FlexCode fa quanto ragionevolmente possibile per mantenere il servizio disponibile e sicuro, ma non garantisce che sia privo di interruzioni. Eventuali livelli di servizio garantiti (SLA) valgono solo se sono previsti nell’Ordine. Le manutenzioni programmate sono annunciate con anticipo quando possibile.

L’assistenza è fornita in italiano, via email e dall’applicazione, nei giorni lavorativi e con i tempi previsti dal piano.

I dati sono salvati con backup giornalieri conservati per 30 giorni. Il backup serve al ripristino del servizio: il Cliente resta libero di conservare copie proprie dei dati con le funzioni di esportazione.

11. Responsabilità

FlexCode risponde del corretto funzionamento del servizio come descritto in questi termini. Non risponde del contenuto dei dati caricati o pubblicati dal Cliente, dei contenuti generati o tradotti automaticamente e pubblicati senza verifica, delle decisioni dei canali di terze parti, né dei danni dovuti a uso improprio dell’account o a cause di forza maggiore.

Salvo dolo o colpa grave (articolo 1229 del Codice civile), la responsabilità complessiva di FlexCode verso il Cliente è limitata agli importi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento, ed è esclusa per il mancato guadagno e i danni indiretti. Se il servizio resta inutilizzabile per cause imputabili a FlexCode, il Cliente ha diritto a una riduzione del canone proporzionale al periodo di indisponibilità.

12. Trattamento dei dati per conto del Cliente (DPA)

Per i dati personali contenuti nei dati e negli asset che carica in Sindesi il Cliente è titolare del trattamento e nomina FlexCode responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Questa sezione costituisce l’accordo sul trattamento dei dati (DPA); su richiesta FlexCode lo sottoscrive anche come documento separato, con lo stesso contenuto. FlexCode:

tratta i dati solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni del Cliente, date con l’uso dell’applicazione, delle API e delle integrazioni, avvisandolo se un’istruzione le sembra contraria alla legge;
tratta dati identificativi e di contatto degli utenti del Cliente e delle persone citate nei dati di prodotto (per esempio referenti, fornitori, agenti, persone ritratte nelle immagini), per la durata del contratto;
vincola alla riservatezza chi è autorizzato a trattarli e adotta le misure di sicurezza descritte nell’informativa privacy;
può ricorrere ai sub-responsabili indicati nell’informativa privacy, con obblighi equivalenti a questi; il Cliente vi acconsente in via generale e sarà informato con almeno 30 giorni di anticipo di ogni nuovo sub-responsabile, potendo opporsi e, in mancanza di accordo, recedere;
quando il Cliente usa Sindesi AI o la traduzione automatica, invia ai fornitori dei modelli solo i dati necessari a generare il contenuto richiesto, con l’impegno che non siano usati per addestrare i loro modelli;
assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati, nella valutazione d’impatto e nelle notifiche di violazione, che gli comunica senza ingiustificato ritardo;
trasferisce dati fuori dall’Unione europea solo con le garanzie previste dal GDPR;
mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consente verifiche ragionevoli, con preavviso e a spese del Cliente;
alla fine del contratto, dopo il periodo di esportazione della sezione 8, cancella i dati trattati per conto del Cliente, comprese le copie di backup entro i 30 giorni successivi, salvo che la legge ne imponga la conservazione.

Per i dati del Cliente come interlocutore commerciale, e dei suoi utenti come titolari di un account, FlexCode è titolare del trattamento, come descritto nell’informativa privacy.

13. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio Sindesi, il sito e la documentazione appartengono a FlexCode. Il Cliente riceve un diritto d’uso non esclusivo e non cedibile per la durata del contratto.

I dati, gli asset e i contenuti caricati restano del Cliente, che concede a FlexCode solo i diritti necessari a erogare il servizio. Anche i contenuti generati per il Cliente con Sindesi AI sono del Cliente, nei limiti consentiti dalla legge.

14. Riservatezza

Ciascuna parte tratta come riservate le informazioni non pubbliche dell’altra ricevute durante il rapporto, comprese quelle scambiate prima della firma per la demo e l’offerta, e le usa solo per eseguire il contratto, anche dopo la sua fine. Su richiesta le parti firmano un accordo di riservatezza (NDA) specifico.

15. Modifiche ai termini e ai prezzi

FlexCode può modificare questi termini e i prezzi per ragioni tecniche, normative o commerciali, comunicandolo per email almeno 30 giorni prima. Le modifiche di prezzo si applicano dal primo rinnovo successivo a quel termine. Il Cliente che non le accetta può recedere prima che abbiano effetto; continuando a usare il servizio le accetta. Le modifiche imposte dalla legge possono avere effetto immediato.

16. Legge applicabile e foro competente

I termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Messina.

17. Disposizioni finali

Se una clausola risulta invalida, le altre restano efficaci. Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di FlexCode. Le comunicazioni avvengono per email agli indirizzi indicati nell’Ordine o nell’account e a [email protected].

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile il Cliente approva specificamente le clausole: 4 (disattivazione dell’ambiente di prova e cancellazione dei dati), 6 (sospensione per insoluto; esclusione dei rimborsi), 8 (rinnovo automatico e durata annuale), 9 (sospensione e risoluzione), 11 (limitazione di responsabilità), 12 (ricorso a sub-responsabili), 15 (modifiche unilaterali), 16 (foro esclusivo).

Termini di servizio