Come scegliere un software PIM: criteri, domande ed errori da evitare

1. Parti dai problemi, non dalle funzioni

Prima di guardare qualsiasi demo, scrivi in una pagina che cosa non funziona oggi. Per esempio: “servono tre settimane per pubblicare un nuovo prodotto”, “le traduzioni in tedesco sono sempre in ritardo”, “i marketplace rifiutano un caricamento su cinque”, “ogni listino richiede dieci giorni di impaginazione”.

Da ogni problema ricava un obiettivo misurabile. Sono questi obiettivi, e non la lunghezza dell’elenco delle funzioni, il metro con cui giudicare le piattaforme. Se ti serve un ripasso su cosa aspettarti da questo tipo di strumento, c’è la guida su cos’è un PIM.

Raccogli poi i numeri del tuo catalogo, perché quasi tutti i listini dipendono da questi:

• quanti prodotti e quante varianti;
• quante famiglie di prodotto e quanti attributi per famiglia;
• quante lingue e quanti canali di pubblicazione;
• quante persone lavoreranno sui dati;
• quali sistemi vanno collegati: ERP, e-commerce, marketplace, strumenti di impaginazione.

2. Costruisci una lista corta

Valutare dieci fornitori significa non approfondirne nessuno. Tre o quattro bastano. Per arrivarci, scarta subito chi non rispetta i tuoi vincoli rigidi: budget, taglia del catalogo, lingue, modalità di erogazione.

A questo punto conviene decidere due cose di fondo, a cui abbiamo dedicato due approfondimenti: se orientarti su un PIM open source o SaaS e se preferire un PIM italiano o una piattaforma estera.

3. Valuta con criteri pesati

Usa la stessa griglia per tutti i fornitori e assegna un peso a ogni criterio prima delle demo, così il giudizio non segue l’entusiasmo del momento.

→ Scorri la tabella per vedere tutte le colonne

Un metodo semplice: voto da 1 a 5 per ogni criterio, moltiplicato per il peso. Il totale non decide al posto tuo, ma rende evidente dove i fornitori si distinguono davvero.

4. Fai le domande giuste in demo

Una demo standard mostra il prodotto nella sua giornata migliore. Guidala tu, chiedendo di vedere operazioni precise:

• “Mi mostri come si crea una nuova famiglia di prodotto con dieci attributi, da zero?”
• “Importiamo adesso questo file Excel del mio fornitore.”
• “Cosa succede se manca un attributo obbligatorio per un canale?”
• “Come correggo lo stesso valore su duecento prodotti?”
• “Come vedo chi ha modificato questa scheda e quando?”
• “Mi fa vedere la documentazione delle API?”
• “Come esporto tutti i miei dati se un giorno decido di cambiare?”

Prendi nota di ciò che viene mostrato dal vivo e di ciò che viene solo raccontato o rimandato a “uno sviluppo futuro”.

5. Pretendi una prova sui tuoi dati

È il passo che più di tutti separa una buona scelta da una sbagliata. Prepara un campione rappresentativo, non il più pulito: una cinquantina di prodotti di due o tre famiglie, con varianti, immagini, almeno una traduzione e qualche caso scomodo.

Chiedi al fornitore di caricarlo e di arrivare fino alla pubblicazione su un canale. Osserva:

• quanto lavoro manuale è servito per l’import;
• se il modello dati ha retto le tue eccezioni;
• quanto tempo ha impiegato una persona del tuo team a completare una scheda;
• la qualità dell’output: la scheda sul canale, il PDF, il file esportato.

Il consiglio: fai eseguire almeno una parte della prova a chi userà davvero il PIM, non al responsabile del progetto. Se dopo un’ora è ancora disorientato, lo sarà anche tra sei mesi.

6. Calcola il costo totale

Il canone è solo una delle voci. Su un orizzonte di tre anni considera:

• licenza o canone, e come cresce con prodotti, utenti, lingue e canali;
• avvio: configurazione, migrazione dei dati, formazione;
• integrazioni: realizzazione e manutenzione nel tempo;
• costi interni: le ore delle persone coinvolte nel progetto;
• uscita: quanto costa esportare i dati e passare ad altro.

Chiedi un’offerta che separi chiaramente le voci e verifica che cosa succede al prezzo quando superi le soglie del piano. Come riferimento, trovi pubblicati i prezzi del PIM Sindesi, piano per piano.

Gli errori che fanno fallire la selezione

• Scegliere sull’elenco delle funzioni. Vince chi ne dichiara di più, non chi risolve i tuoi problemi.
• Escludere gli utenti finali. Il software migliore è quello che il team usa davvero.
• Sottovalutare la migrazione. La pulizia dei dati è spesso metà del progetto: va messa a budget.
• Comprare per il catalogo di oggi. Chiediti cosa succede con il doppio dei prodotti, due lingue in più, un nuovo canale.
• Rimandare il tema delle integrazioni. Un PIM non collegato all’ERP e ai canali è solo un altro archivio da aggiornare a mano.
• Farsi guidare dallo sconto di fine trimestre. Una firma affrettata costa più dello sconto perso.

Il prossimo passo

Con requisiti chiari e una lista corta, la selezione si chiude in poche settimane. Se vuoi includere Sindesi tra i software PIM da valutare, possiamo partire direttamente dal passo cinque: una demo del PIM sui tuoi dati, con un campione del tuo catalogo.

Domande frequenti